En el mundo de la empresa cada dos por tres se realizan eventos y son varios los aspectos que se deben tener en cuenta para llevarlos a cabo. El presupuesto organización de eventos tienen que tener en cuenta las siguientes características:

• Lugar de celebración. Normalmente se buscan espacios amplios para que el aforo estimado se encuentre cómodo.
• Habitaciones de ponentes y gestión de viajes. En todo momento se quiere que los invitados se sientan bien y en buenas condiciones.
• Montaje (audiovisual, escenografía, stands). Utilizar todo lo necesario para poder expresar de forma adecuada el mensaje a transmitir
• Catering. Es uno de los componentes importantes en la preparación de un evento.
• Cartelería/acreditaciones/bolsas. Todos los invitados del evento deberán acceder junto su acreditación.
• Wifi. Ahora más que nunca se utiliza Internet, por lo tanto, se tendrían que facilitar las claves para wifi.
• Azafateo. Siempre se necesitarán a personas cualificadas para poder atender con educación a todos los invitados del evento, para cualquier problema que les aparezca.
• Comunicación (web, vídeos, streaming…). Son vitales en los eventos para tal de poder proyectar los mensajes que se quieran dar a conocer para aquellos que hayan ido al evento.

A la hora de elaborar un evento, los requisitos citados anteriormente son de vital importancia, aunque siempre se le puede añadir alguno más.

Por otra parte, nos encontramos, con que hay tipos de presupuestos en la organización de los eventos y son:

1. Cuando el presupuesto se adapta al evento. Suele ocurrir en la organización de congresos, conferencias, etc. Se establece un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos pre establecidos.
2. Cuando el evento se adapta al presupuesto. Es el caso de los eventos sociales y empresariales, como por ejemplo, lanzamientos.

No es tan fácil organizar un evento y mucho menos que se adapte a un buen presupuesto al que el demandante pueda financiar con el capital estimado. Así que, siempre se deberá estudiar, antes de todo, aquello que se quiera en el evento.