Organizar un evento no es tarea fácil, son muchas las teclas que hay que tocar para que pueda ser todo un éxito. Por ello, aparte de pedir presupuesto para la organización de eventos a una agencia especializada, hay que seguir unos puntos básicos a tener en cuenta para para la planificación, organización y celebración de un evento:
Un buen plan es fundamental para que tu evento tenga éxito. Dentro de la estrategia hay que tener en cuenta la búsqueda de oradores, presentadores, speakers, el acuerdo con los sponsors o patrocinadores, el contenido del evento y cómo se comunicará el mismo y los recursos necesarios para llevarlo a cabo.
Cuidar los detalles es importante, por lo que se debe alquilar el salón y los equipos que necesites con tiempo, definir el tipo de catering que ofrecerás y el personal que necesites para ese día.
Es básico difundir el evento en redes sociales. La prensa también puede ser una buena aliada: periódicos, sitios online, revistas, canales, etc. Si tienes un sitio web exclusivo del evento sería genial. Si se puede destinar parte del presupuesto a la promoción, sería conveniente realizar algunas campañas de difusión.
La innovación, sin duda, es una baza importante. La creatividad y el pensar de forma diferente ayuda. La mayoría de tu público habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, se debe procurar que el tuyo sea memorable. Se debe conocer al público y adaptar el mensaje y los contenidos del evento a él.
Por último no hay que olvidar que se debe intentar que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse (conferencias específicas, congresos empresariales, etc). Puesto que siempre es difícil conocer a nuevas personas, se puede considerar la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovechar el poder de la gamification (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
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